Kan jag slänga kvittot?

Behöver jag spara ett kvitto som jag scannat in genom en app? Redovisningsspecialisten Louise Sjödin reder ut en vanlig fråga om elektronisk arkivering.

Under de senaste åren har möjligheten att spara kvitton och andra fysiska värdehandlingar elektroniskt exploderat. Kvittoappar, scanning och foto underlättar möjligheten till elektronisk lagring. Det som många däremot inte vet är hur man ska hantera det fysiska materialet som till exempel ett kvitto efter att det lagrats elektroniskt – kan det slängas?

– Nej det kan det inte, påminner Louise Sjödin, redovisningsspecialist, KPMG och föreläsare på FAR:s Redovisningsdag.  

Enligt lagen ska företag bevara materialet i det skick det hade när det kom till företaget. 

– Om till exempel en anställd åker taxi eller betalar ett gymkort och genom en app tar ett foto på kvittot och skickar in till ekonomiavdelningen tror många att det räknas som om företaget fick kvittot digitalt och därmed ska arkivera det elektroniskt. Men så är inte fallet. Den anställda gjorde handlingen å företagets vägnar och då ska det arkiveras i det skick som den anställda fick det, det vill säga ett fysiskt kvitto i dessa fall. Det är det som många missar.

Elektronisk arkivering förkortar den fysiska arkiveringstiden
Allt som är räkenskapsinformation enligt bokföringslagen ska arkiveras i sju år. I exemplet ovan ska alltså ditt kvitto sparas i sju år. Men det finns en möjlighet att scanna in kvittot och endast spara det elektroniskt. Detta är tillåtet om det har gått tre år efter räkenskapsårets utgång och materialet kan föras över på ett betryggande sätt. Den totala arkiveringstiden ska vara sju år, men det fysiska kvittot behöver endast sparas i tre år efter räkenskapsårets utgång. 

Då det kommer till räkenskapsinformation som företaget själv skickar ut gäller inte samma principer.

– Det som kan vara bra att veta är att om företaget skickar ut en faktura i pappersform är företaget ändå inte bundet att arkivera fakturan i pappersform, utan får välja själv i vilken form som passar bäst. Det här gäller alltså information som företaget själva skickar ut.

Vill man effektivisera sina processer för fakturahantering är en genomgång av systemen att rekommendera, menar Louise.

– Enligt lag ska man som företag ha en systemdokumentation, vilket innebär att man på ett och samma ställe har samlat information om var och hur man arkiverar. Man kan tjäna på en genomgång av sina system eftersom man då kan upptäcka exempelvis onödiga kontrollpunkter som hängt kvar från ett gammalt tänk, säger Louise.

Lär dig mer om arkivering och andra aktuella redovisningsfrågorFAR:s Redovisningsdag 21 november

Vill du läsa mer om hur du arkiverar räkenskapsinformation? I vårt digitala verktyg FAR Online, som innehåller ekonomiregler och uppslagsverk, hittar du bokföringsnämndens rekommendationer.

 Text:Anna Ekström 
anna.ekstrom@far.se

FAR UTBILDNINGAR: 

FAR:s Redovisningsdag 2019